Administratieve bediende advocatenkantoor

Functie

Onze klant, een toffe advocatenassociatie bestaande uit 10 advocaten en 1 secretaresse zoeken dringend (tijdelijke) versterking.
Ze zoeken een deeltijdse (24u/week) administratief bediende, voor een tijdelijke (maar wie weet ook langer) vervanging minstens tot het einde van de zomer.

Je taken :
Onthaal :
Onthaal van cliënten die op afspraak komen
Telefonisch onthaal: beantwoorden inkomende telefoons

Dossierbeheer:
Verwerken inkomende post (mails en brieven): printen, inbrengen in kantoorsoftware Kleos
Verdeling inkomende post onder advocaten via de hiertoe bestemde mappen
Uittreken en klasseren dossiers
Archivering dossiers
Dossiers voor de zittingen van de volgende week volgens agenda uittrekken en klaarleggen
Lijst rappelagenda per advocaat printen en dossiers uittrekken indien gewenst door advocaat
Nieuwe dossiers aanmaken
Agendabeheer via kantoorsoftware Kleos
Scans en kopies maken (incl. aantallen TELLEN en inbrengen als prestatie in Kleos)
Aangetekende brieven naar de post brengen (en fiche aangetekende zending inscannen en in Kleos dossier zetten)
Klasseren van facturen in dossier
Inschrijven betalingen in dossier/ingeven in Kleos
Opvolging betaling ereloonstaten

Economaat:
Omslagen zegelen
Dossierkaften plooien
Papier bijvullen in printers
Voorraad papier, inkt, mappen,... bijhouden en bestellen
Vaatwas vullen & legen /Onderhoud koffiemachine

Jouw profiel

Je hebt een goede kennis van Microsoft Office (Word & Outlook) en bereid kantoorsoftware Kleos aan te leren
je bent punctueel en georganiseerd
je bent een teamplayer en collegiaal
Je hebt al bij voorkeur al een ervaring opgedaan in een administratieve legal omgeving
Je kan zelfstandig werken
Je bent stressbestendig
je bent communicatief : je communiceert vlot en schrijft foutloos
Je hebt een verzorgd voorkomen

• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Kopieerwerk verrichten
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen

Aanbod

Je komt terecht in een leuk en enthousiast team.
Je werkt in hart Hasselt, in een prachtig pand.
Je kan rekenen op een marktconform loon
Je wil werken in een deeltijds uurrooster : 24u/week : van dinsdag tem vrijdag van 8u30 - 14u30 (flexibel indien nodig)

Interesse? Solliciteer snel online of mail je CV naar : tessenderlo.353@adecco.be

Solliciteren

353 TESSENDERLO
+32 (0)13 75 30 50